Konserter
Göta studentkår brukar arrangera fantastiska konserter för medlemmarna!
Konsert är ett mycket uppskattat evenemang! Göta Studentkår har arrangerat två konserter, Den svenska björnstammen spelade 2018 och Timbuktu 2019, båda på Studenternas hus i Göteborg. Konserterna har varit både lyckade och uppskattade av medlemmar och kåraktiva. Konceptet av en kårarrangerad konsert har visat sig vara ett lyckat koncept, främst av medlemsrekryterande anledningar men även som ett uppskattat och attraktivt event av Götas studiesociala verksamhet. Något vi vill fortsätta med i framtiden!
Vilka är detta för?
Konserter arrangerade av Göta Studentkår är främst riktad till kårens medlemmar. Icke-medlemmar kan köpa biljetter, däremot till ett högre pris. För medlemspris kan endast medlemmar inom någon av universitets studentkårer (Göta Studentkår, HHGS, SAKS eller konstkåren) köpa dessa, ett biljettpris som är lägre för dig som medlem än icke-medlem. Platsen säkrar du genom att köpa biljetter som säljs innan konserten!
Kommer det säljas alkohol?
Det vanligaste med konserterna är att det finns en alkoholgarderob, alltså ingen försäljning av alkohol. Alkoholgarderob innebär att du har med dig valfri dryck som du vill dricka under kvällen som sedan ställs in i ett rum med övervakande personal, på ett markerat område så att ingenting blandas ihop. När du sedan är törstig och vill ha någonting att dricka så går du till en markerad ingång (tänk bar); du berättar för personal vad du vill hämta, och denne lämnar ut drycken till dig.
Hur håller man konserter?
Större evenemang som konserter och Comedy club kräver alltid mer tid, arbete och framförhållning än mindre studiesociala evenemang. Däremot är konserter en av de roligaste evenemangen att planera! För att utföra och planera konserter behöver man tillräckligt med tidsmarginal, volontärer och resurser, men även en genomtänkt plan från första början. Hur ser då processen ut?
Från ide till utförande
Arbetsgrupp
Först och främst krävs det en arbetsgrupp för att konkretisera fram syftet med konserten, vem den är till för och vilken publik konserten riktar sig till. Ett tips att ha med sig i eventplaneringen är att utgå ifrån vilken känsla man vill att publiken ska lämna eventet med och bygga evenemanget efter det. Inkludera drivna och engagerade personer i arbetsgruppen. Inte alla behöver ha erfarenhet i arrangerandet av konserter, man lär sig snabbt med tiden. Däremot är det viktigt att ha en eller två ledare som ser till att ''bollen inte tappas'', delar ut arbetsuppgifter och tar huvudansvaret för eventets genomförande. Däremot är det viktigt att hela arbetsgruppen känner sig inkluderade och självständiga utifrån gruppens individuella potential och kunnighet, då gruppen arbetar under hård press och behöver förlita sig på varandra.
Tidsplan
Efter konkretiserandet av eventets syfte gäller det att skapa en tidsplan med uppåt 2-3 månader framförhållning. Sätt datumet tidigt. Vad behöver göras när? Vem behöver kontaktas när? Tänk att ett evenemang kräver en del kommunikation med både intern personal, men även externa aktörer. Utgå utifrån eventmallen för att få en bredare överblick på vad som behövs, mallen finns längre ner på sidan och under ''Evenemang'' som en egen flik.
Budget
Överväg budget med ekonomiansvarig. Skriv en äskan. Inkludera artisternas gage, resa, boende samt teknisk utrustning, loge-mat, marknadsföring, säkerhet efter behov och marginal för andra kostnader. Detta är något man kommer att överväga med ekonomiansvarig.
Boka lokal
Boka lokal för scen, loge, garderob, toaletter och barutrymme. När man exempelvis bokar stora hallen i studenternas hus ingår däremot alla öppna ytor på plan 1 automatiskt vid bokning av stora hallen.
Första kontakt med agenten/bokaren.
Arbeta fram med en lista på artister. Sortera utifrån vilka man helst vill ha längst upp, till dom man kan kan tänka sig om de första inte går. Va tydligt med det konkretiserade syftet och med konceptet för agenten/bokaren i . Håll all kommunikation på mailen. Om man har telefonsamtal, återkom med ett mail på de punkter som ni diskuterade och be om bekräftelse. Viktigt att hålla all överenskommelse i skrift, främst i syfte för ett avtal men även om någon annan behöver ta över projektet. När man har kommit överens om artist, upplägg, schema, pris för gage, boende, resa för alla involverade, är det dags att skriva ett avtal med bokaren. Fråga även agenten/bokaren efter pressbilder som kan användas i marknadsföringen!
Teknisk utrustning.
Vad behövs, vem kan hjälpa till med det? Utgå ifrån ljud, ljus och säkerhet. Här kan det vara bra att ta kontakt med en extern aktör som kan hjälpa en med
Tänk på säkerheten.
Vad behövs? Vem kan hjälpa till med det? Kravallstaket, brandsäkerhet, ordningsvakter, vakter som skyddar logen osv. Viktigt här att utgå ifrån worst-case-scenario och bygga evenemangets säkerhet utifrån det.
Marknadsföring.
Hur marknadsförs eventet? Av vem? På vilka plattformar? Fysiskt/digitalt? (Desto fler, desto bättre). Ett ''vanligt'' event behöver minst 2 veckors marknadsföring, däremot kräver en konsert en månad i och med biljettförsäljningen och god tidsmarginal för att fylla platserna. Utgå utifrån en del föreningar och sektioner även behöver ta del av marknadsföringen. Däremot behöver inte all internt arbete vara klart när man börjar marknadsföra. Ibland vill man vara klar med alla detaljer när man börjar marknadsföra, vilket inte är nödvändigt utan kan istället fördröja marknadsföringen. Utgå från vilken information som är mest relevant för publiken.
Hur säljer man biljetterna?
Vart och när, hur mycket för vem? Hur kollar man biljetterna vid entrén?
Fråga vad artisterna vill ha i logen av bokaren.
Skriv en lista. Även viktigt att skapa ett ''loge-bord'' samt vilorum för volontärer och involverade.
Schema.
Sätt ett schema för vad som behövs rigga dagarna innan och vem som behöver vara på plats i relation till schemat.
Viktigt att tänka på
När är konserter? Krockar konserten med en högtid/ledighet/tentaperiod?
Hur mycket tid krävs för att genomföra konserten, från ide till evenemang? Räkna med uppåt 2 månader eller mer.
Tänk på att skapa ''naturliga'' gångar från hallen till garderoben, toaletter, scenen och baren. Håll denna gång så upplyst det går.
Utgå från ett schema för när man tror det kommer att komma mest folk.
Dagen innan eller på dagen, ta fram en anteckningstavla med '' to do'' och schema som volontärerna och involverade kan utgå ifrån. Ett tips är att kontinuerligt stryka arbetsuppgifterna efter tidens gång för att hålla koll på vad som behöver göras och vad som är klart.
Kolla alltid med bokaren vad Göta kan lägga upp på sociala medier och inte, under och efter eventet.
Eventmall
Datum | Vilken dag är eventet planerat att vara |
Var | Var någonstans kommer eventet att vara? Lokal? |
Vem | För vem är eventet? Alla? Göta medlemmar? Sektion? |
Varför | Varför ska vi ha detta event? |
Mål | Vad vill vi uppnå med eventet? |
Registrering | Hur tar vi emot uppgifter på vilka som ska komma? Föranmälan? biljettförsäljning? |
Upplevelse | Hur ska dekorationer, planering av möbler, se ut och kännas |
Resurser | Vilka behöver vara involverade? Vilka behöver hjälpa till? |
Säkerhet | Behövs någon säkerhet? Covid-19? |
Marknadsföring | Hur ska vi marknadsföra eventet? När? Var? |
Budget | Vad är budgeten? Intäkter, utgifter mm (separat dokument) |
Sponsorer | Ska vi ha några sponsorer? Donationen studenternas hus |
Gäster | Ska några utanför Göta bjudas in? |
Last updated
