Digitala evenemang

Hur kan man tänka när man planerar och utför digitala evenemang?

Pandemin har lärt oss en del i hur man kan använda digitala medel i syfte för social interaktion, framförallt i relation till evenemang. Vi har samlat all information utifrån erfarenheter och kunskap i arrangerandet av digitala evenemang under årets gång.

How to digital events

Ställ dessa kontrollfrågor efter konkretiserandet av evenemangets syfte.

• hur engagerar man deltagarna framför en skräm?

• hur kan innehållet möta evenemangets syfte?

• hur kan innehållet/mötestekniken få publiken att hålla fokus?

• hur skapar man en aktiv tittare?

• kan publiken delta i en aktivitet/uppdrag?

Ett knep är att förstå deltagarna utifrån passiv publik till aktiv publik. Varje deltagare (oavsett digitalt eller fysiskt evenemang) är en passiv deltagare från första början. Målet är att få den passiva deltagaren till aktiv. Hur ser processen ut i att skapa en aktiv publik? Mallen nedanför kan hjälpa till i de olika steg.

Passiv tittare - Fokus - Engagemang - Kunskap - Underhållning - Aktiv tittare

Passiv tittare - Grundinställningen

Fokus - Sätt agendan. Vad ska vi göra idag? Vad ska publiken göra idag? Ge publiken ett fokus.

Engagemang - Engagera och inkludera deltagarna i agendan. Få publiken att känna sig peppade och engagerade på evenemangets innehåll. Finns det något som deltagarna själva kan att göra? Ett uppdrag? Intrigera med programledarna?

Kunskap - Ge något i utbyte som både ger kunskap och stimulerar hjärnan. Detta behöver inte endast gälla i kunskapsorienterade evenemang som föreläsningar eller mässor.

Underhållning - Oavsett koncept och innehåll är det alltid viktigt att underhålla publiken, dels för att skapa ett större fokus men också för att engagera och få publiken att känna gemenskap.

Aktiv tittare - En publik som aktivt deltar i evenemanget.

Vad är det för skillnad mellan ett underhållningsevenemang och ett socialt evenemang?

Ett viktigt perspektiv att ha med sig i skapandet av digitala evenemang är även att förstå skillnaden mellan ett underhållningsevenemang och ett socialt evenemang och vad de olika kategorierna ger för syfte för deltagarna. Skillnaden är något som vi ofta återkommer till i konkretiserandet av evenemangets syfte och hjälper oss i att förstå hur vi kan utforma innehållet på bästa sätt. Detta kan göra en stor skillnad i hur evenemanget utformar sig och vad publiken kan förvänta sig.

• Underhållningevenemang (show, underhållande, större event, kräver lite interaktion)

• Social/interaktivt evenemang (baseras mer på social kontakt, kräver mer interaktion, helst med folk som känner varandra)

Underhållningsevenemang kan exempelvis vara ett digitalt Göta Comedy Club. Där ligger publikens fokus på själva underhållningen, som ett tv-program. Underhållningsevenemang har varit något som Göta centralt har fokuserat mer på, då de evenemang som Göta skapar är föreningsöverskridande och behöver därför vara mer underhållningsorienterade. Tips:

• Tänk att man skapar ett tv-program

• Arbeta fram ett innehåll som håller publiken fokuserad och engagerad utan den sociala interaktionen

• Inte för långa segment

• De mest lyckade underhållningsevenemanget är utformade efter ett koncept som deltagarna känner igen. Exempelvis Göta Comedy Club eller en konsert konsert.

Sociala evenemang däremot kan rikta sig mer åt mindre grupper framförallt inom föreningar och sektioner, där det finns en större gemenskap. Det svåra är just att socialt interagera på digitala evenemang, därför kan det finnas en poäng i att folk redan känner varandra. Knepet med sociala evenemang är att

• Skapa roliga aktiviteter och utmaningar

• Gör break-out rooms där folk får lösa gåtor eller utmaningar i mindre grupper

• Ha en eller två ledstjärnor som håller i evenemangets agenda

• Be deltagarna att ha kameran på

Hur planerar man ett digitalt evenemang?

Som att planera ett fysiskt, fast lite annorlunda..

Innehåll

• ‌vad gör själva innehållet intressant och relevant för evenemangets syfte och för publiken?

• Vad för innehåll engagerar deltagarna?

• Tänk 10-15 minuter på varje segment

Mötesteknik

• Pauser är mycket viktigt. Kan man underhålla under pauserna?

• Aktiviteter hjälper med att hålla fokus och skapa gemenskap. Exempelvis kahoot, quiz, uppdrag, disco osv

• Håll varje segment kort, 15 minuter innan hjärnan blir trött

• Dela ut i rum, 6 personer är det gyllene numret så att alla ska kunna få ta plats

• Låt deltagarna vara en del av evenemanget, kan deltagarna skapa något?

• Ha en eller flera moderatorer som leder evenemanget

• Hitta nya sätt att hålla vissa segment (tänk främst ur ett konferens/mässa perspektiv) - Ex låta en gästföreläsare hålla ett kort tal på film, hålla en workshop osv. Nya sätt att hålla evenemang genom ett digitalt perspektiv.

Teknik

• möjligheter snarare än begränsningar

• olika plattformar ger olika strukturer

• Tänk igenom logistiken. Vad behövs?

• Tekniken tar mycket tid att planera

• Kommunikatören på Göta studentkår kan hjälpa er vid frågor!