Möten och mötesteknik

I en organisation där många personer är engagerade krävs såklart möten på ett eller annat sätt. Vissa möten kräver viss formalia och struktur, andra kan vara mer informella.

Exempel på väldigt formella möten är fullmäktigemöten och styrelsemöten, dessa kräver viss form och formalia för att det ska vara enkelt för medlemmar att följa upp vad mötena handlat om och vilka beslut som fattats.

Här finns en presentation om formella möten som kan användas som utbildningsmaterial, eller inspirationskälla. Den är väldigt inriktad på just Göta studentkår, men kan absolut i viss mån appliceras på andra föreningar.

Är man ytterligare nyfiken på just formalia och genomförande av fullmäktigemöten kan du se en film.

Formella kontra informella möten

Inom Göta studentkår finns ett antal formella möten, och en hel del informella möten. Exempel på formella möten är precis som ovan angetts fullmäktigemöten och styrelsemöten. Men det finns också en del andra möten som har vissa formella inslag, exempelvis så har vissa formalia inför, under och efter rådsmöten och arbetsgruppsmöten, men då är det upp till varje grupp (nya varje år) att sätta sin standard.

Exempel på informella möten kan också vara arbetsgruppsmöten men också informations- och avstämningsmöten.

Formella möten

Inför ett möte

Kallelse

En kallelse skickas ut till personer som kallas för att sammanträda (delta) i ett möte.

Det kan också vara bra att på något sätt förmedla till Göta studentkårs medlemmar att ni ska genomför ett möte, exempelvis på Göta studentkårs hemsida, er egen hemsida(om sådan finns) eller i sociala kanaler.

En kallelse ska innehålla tid och plats för mötet. Ibland kan det även vara önskvärt att skicka med en preliminär dagordning (vilka punkter som ska behandlas på mötet).

Om det finns handlingar till mötet (dokument som beskriver en punkt på dagordningen) ska dessa med fördel skickas ut innan mötet, men det kan oftast ske senare än när kallelse ska skickas ut.

Anmäla sin närvaro vid ett möte

Om det handlar om ett formellt möte där beslut ska fattas är det i många fall viktigt att veta om att tillräckligt många personer tänker närvara och att gruppen därmed har rätt att fatta beslut.

Det kan också vara viktigt att anmäla sin närvaro (om man får vara med att fatta beslut eller ej) för att det ska vara möjligt att veta hur stor lokal som behövs, eller om mat eller fika ska införskaffas. Vid digitala möten kan det också vara viktigt om exempelvis ett mötessystem ska användas.

Till våra fullmäktigemöten brukar anmälan ske i ett formulär, och på styrelsemöten räcker det oftast om man svarar ja eller nej i mötesbokningen.

Under ett möte

Vid inledningen av mötet

Vid inledningen av mötet är det bra att fatta beslut om vem som ska:

  • Leda mötet

  • Skriva protokoll

  • Justera protokollet, det är bra om det är minst en person utöver mötets ordförande och sekreterare, ibland är det rimligt med två.

Den som leder mötet kallas för mötesordförande. Det behöver inte nödvändigtvis vara ordförande för Göta studentkår eller ordföranden för en sektion. Vid ett möte kan vem som helst utses till mötesordförande. Sedan finns det ofta organisationskultur för hur det ska vara, men det sätts oftast från år till år eftersom vi är en organisation som vanligtvis byter personer varje år.

Att vara den som skriver protokoll är inte heller det solklart varje möte. Och inom Göta studentkår finns det sällan någon som har rollen sekreterare. Men exempelvis den person som innehar posten Politisk sekreterare brukar också vara den som skriver protokoll på fullmäktigemöten och kårstyrelsemöten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till gruppen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs.

En justeringsperson är den person som sedan bekräftar att alla beslut som fattats är korrekt formulerade i protokollet. Inom organisationen försöker vi att variera vem som är justeringsperson. Ibland följer vi ett rullande schema, ibland får de som deltar i mötet anmäla sig som frivillig.

Mötets gång

Det normala är att mötet följer dagordningen, men om det är nödvändigt kan man ta punkterna i en annan ordning, men uppmärksamma alla som deltar i mötet att det kommer att ske.

Det är skönt för mötesdeltagarna om varje punkt hanteras på samma sätt.

Förslag på arbetsordning är:

  • Den som anmält punkten berättar kort om varför man lyft ärendet, samt vad det är man vill med punkten.

  • Öppna sedan för att övriga får tala i punkten. Avsluta inte punkten förrän alla har fått komma till tals och känner att de kan lämna punkten eller gå till beslut.

  • Om det är en beslutspunkt, så fattar man sedan beslut.

Tips på hur man ytterligare kan göra mötet inkluderande, tillgängligt och transparent kan man läsa om nedan under rubriken Mötesteknik, eller fråga Göta studentkårs personal, eller engagerade som varit med länge.

Efter mötet

Protokoll

Varför skriver man protokoll?

Syftet med att skriva protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har beslutats och diskuterats. Självklart underlättar det också för er eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.

När måste man föra protokoll?

Vid formella möten där beslut ska tas. Vid mer informella möten där man ej tar beslut men diskuterar kan man använda sig av mötesanteckningar istället för att föra protokoll.

Hur blir beslut i protokoll giltiga?

Beslut som tas under ett möte och protokollförs träder i kraft efter att protokollet är justerat (påskrivet) om inget annat framgår i beslutet.

Justeringspersonerna har alltså en viktig uppgift i att granska att det som är nedtecknat i protokollet är det som beslutades på mötet. Mötesordförande och protokollföraren ska alltid underteckna protokollet och det ska därefter sedan justeras av dem som har blivit valda till att göra detta.

Hur tillgängliggör vi protokoll?

När ett protokoll är justerat och undertecknat av samtliga justeringspersoner ska protokollet skannas in och läggas upp på Göta studentkårs hemsida. Göta studentkår strävar efter att vara en transparent organisation och därför är det viktigt att protokollen tillgängliggörs för våra medlemmar.

Det ska vara enkelt att se för en utomstående vilka beslut som gruppen fattade under mötet.

Tänk på att aldrig publicera personuppgifter i protokollen, dessa ska döljas i protokollen innan de läggs upp på hemsidan.

Vart ska protokoll förvaras/arkiveras?

Digitala protokoll, både original och den undertecknade versionen ska förvaras i en mapp för respektive verksamhetsår på Göta studentkårs server. Om ni inte har åtkomst dit, bör protokollet skickas till kårpolitisk sekreterare som kan spara protokollet på lämplig plats.

Originalprotokollet (i pappersform) ska aldrig redigeras i efterhand. Det är viktigt att det alltid finns en originalversion av ett protokoll tillgängligt för att man ska kunna se exakt vad som beslutades.

Pappersprotokoll förvaras bäst i en pärm för respektive verksamhetsår på era kontor (om sådant finns) eller på Studenternas hus.

När ska kallelse och handlingar skickas ut?

I Göta studentkårs stadga framgår när kallelse, dagordning och handlingar ska skickas ut för fullmäktige och kårstyrelsen. För sektionsstyrelser finns det angivet i Göta studentkårs sektionsarbetsordning.

Fullmäktige

Kallelse och preliminär dagordning skickas 20 dagar innan fullmäktigemötet.

Fastställd dagordning och handlingar skickas 10 dagar innan fullmäktigemötet.

Kallelse ska anslås på Göta studentkårs hemsida.

Kårstyrelsen

Kallelse skickas 10 dagar innan kårstyrelsemötet.

Dagordning och handlingar skickas senast 3 dagar före kårstyrelsemötet.

Kallelse ska anslås på Göta studentkårs hemsida.

Sektionsstyrelser

Kallelse skickas 10 dagar innan sektionsstyrelsemötet

Dagordning och handlingar skickas senast 3 dagar före sektionsstyrelsemötet.

Kallelse ska anslås på Göta studentkårs hemsida.

Mötesteknik

Vid möten, oavsett om det är formella eller informella, finns anledning att ibland fundera kring vissa mötesparametrar som inte handlar om formalia.

Exempelvis

  • Mötets längd

  • Avsätta tid för pauser

  • Vilka ska närvara på mötet

  • Ska vi ha någon förtäring vid mötet

  • Hur möteslokalen ska vara utformad

  • Hur ska klimatet i rummet vara, ljudmässigt, temperatur i rummet, mikrofoner till dem som talar

  • Hur talar vi till varandra

  • Förväntningar från de som deltar, förväntningar på de som deltar

Last updated